9 распространенных проблем с документацией пожарных спринклеров

Ни одна стратегия противопожарной защиты не будет полной без плана регулярных проверок, испытаний и технического обслуживания, а регулярные проверки, испытания или техническое обслуживание не будут полными без надлежащей документации. Когда дело доходит до безопасности здания, необходима документация, подтверждающая, что объект соответствует всем нормативным требованиям и что он делает все возможное для защиты людей и имущества в случае чрезвычайной ситуации.

Однако многим организациям трудно следить за документацией по пожарным спринклерам или знать, что в ней должно быть. Ниже мы расскажем о девяти наиболее распространенных проблемах с документацией пожарных спринклеров, с которыми мы сталкивались, чтобы ваше предприятие могло их избежать. 

1. Отсутствие полной инвентаризации устройств

Спринклерные системы пожаротушения состоят из множества различных компонентов и устройств, все из которых должны быть задокументированы в полном отчете об инвентаризации устройств. Этот список действует как контрольный список для специалиста, который проверяет, тестирует или обслуживает вашу систему.

К сожалению, многие учреждения не могут должным образом документировать эту информацию. В их инвентаре устройств либо отсутствует несколько устройств, либо они никогда не запускались.

Но хотя это может быть сложно — особенно на больших объектах со сложными системами пожаротушения — отслеживать каждую батарею, панель управления, линию связи и т. д., важно иметь документацию, чтобы гарантировать, что ни один компонент вашей системы не выйдет из строя в случае поломки или пожара.

2. Вы забыли задокументировать части вашей спринклерной системы пожаротушения, которые соответствовали требованиям

Во время обычного осмотра или испытания пожарных спринклеров легко не забыть задокументировать детали, которые не соответствуют требованиям, поскольку они обычно имеют первостепенное значение. Тем не менее, многие менеджеры объектов часто забывают или упускают из виду шаг, который заключается в документировании компонентов, соответствующих требованиям или тех компонентов, в которых инспектор не нашел ничего плохого.

Независимо от того, понимают ли они, что им это нужно, или они просто забывают, это одна из самых частых ошибок в документации пожарных спринклеров, которую допускают предприятия, но ее также довольно просто выполнить, если напомнить.

3. Забыли обновить документацию к вашему пожарному спринклеру после того, как вы устранили заявленный недостаток

Допустим, вы наняли инспектора, и он обнаружил несколько недостатков в вашей системе пожаротушения. После этого вы прошли и внесли все необходимые изменения, которые они рекомендовали. Все готово и можете двигаться дальше до следующей проверки, верно?

Неправильно. Не забудьте обновить документацию по пожарному спринклеру после внесения исправлений! Важно и обязательно вести учет всех корректирующих действий, которые вы предприняли в связи с недостатками, обнаруженными в ходе проверок и испытаний. Таким образом, любые регулирующие органы будут знать, что ваше предприятие теперь полностью соответствует требованиям.

4. Забыли обновить документацию пожарного спринклера после внесения изменений в свою систему

Вы давно обновляли свою систему пожаротушения? Может быть, добавили новое расширение на ваш объект? Не забудьте задокументировать внесенные вами изменения!

К сожалению, об этом аспекте документации часто забывают из-за волнения по поводу установки новых обновлений или дополнений. В процессе установки нужно помнить о многих вещах, которые всегда отодвигают документацию на второй план. Тем не менее, важно не оставлять камня на камне и помнить, что вся документация по вашему пожарному спринклеру должна быть полной и актуальной.

5. Отсутствие документации по тестированию устройства предотвращения обратного потока

Если в вашем учреждении есть устройства предотвращения обратного потока, вы должны ежегодно проверять их у сертифицированного специалиста — и, конечно же, вы должны документировать подробности этого теста.

В большинстве случаев ваш инспектор потребует, чтобы эта документация была отправлена ​​им напрямую. В других случаях ваш инспектор будет искать документацию, когда они завершат ваш опрос на месте. Они могут попросить показать отчет, в котором подробно описаны точные результаты, просто посмотреть на метку устройства или и то, и другое.

6. Неспособность документировать менее частые проверки и испытания

Законодательство требует многократных 3-летних, 5-летних и разовых инспекций и тестов, которые ваш инспектор, имеющий юрисдикцию, захочет проверить, поэтому убедитесь, что вы задокументировали их! Легко забыть о задаче, которая возникает так редко, но если эти отчеты будут заполнены и доступны, это избавит вас от многих головных болей в долгосрочной перспективе.

Лишь немногие из этих менее частых или разовых проверок и тестов включают:

• Испытание клапана пожарного рукава (3 года)

• Проверка давления пожарного шланга жильцами (5 лет, затем каждые 3 года)

• Проверка обратного клапана (5 лет)

• Калибровка манометра (5 лет)

• Проверка расхода воды в стояке (5 лет)

• Замена спринклера с сухой головкой (10 лет)

• Список запасных разбрызгивателей (один раз)

7. Неспособность документировать код и стандартные ссылки

Здания и сооружения должны оставаться в соответствии с нормами и стандартами, установленными отраслевыми органами. Тем не менее, важной частью документации является обеспечение ссылок на эти нормы и стандарты везде, где они применимы.

Например, большинство больниц имеют статус аккредитации. Следовательно, их документация по противопожарным спринклерным системам должна обязательно содержать ссылки на соответствующие стандарты, установленные этими компаниями, а также на то, соответствует ли им их система.

8. Невыполнение и документирование проверок и испытаний в рамках допустимых окон соответствия

Государственные учреждения установили свои собственные правила, когда необходимо завершить проверку, тестирование и документацию, которые они называют «окнами соответствия». Эти рекомендации помогают составить более точный график выполнения этих действий, определяя такие термины, как «еженедельно», «ежеквартально» и «раз в полгода». Важно ознакомиться с этими рекомендациями, чтобы убедиться, что вы соблюдаете сроки оформления документации и соблюдаете их требования.

9. Отсутствие включения всех аспектов, требуемых для документирования, в какой-либо отчет

Последняя распространенная ошибка, которую предприятия допускают в своей документации по пожарным спринклерам, заключается в том, что они не предоставляют основных деталей, таких как даты, подписи и т. д., которые требуются при прохождении проверки. Это простая, но легко забываемая задача. Однако важно, чтобы после всей проделанной вами работы по проверке, тестированию или обслуживанию вашей системы вы выполнили последний шаг. После того, как отчет будет готов, убедитесь, что он включает в себя всю следующую информацию:

• Имя лица, осуществляющего деятельность

• Принадлежность лица, осуществляющего деятельность

• Подпись лица, осуществляющего деятельность

• Название деятельности

• Дата (месяц/день/год) выполнения действия

• Частота, которая требуется для деятельности

• Стандарт, который требует, чтобы действие выполнялось

• Результаты деятельности («сдал» или «не сдал»)

Ищете помощь в решении проблем с документацией пожарных спринклеров на вашем объекте? Общение с опытным экспертом по противопожарной защите может помочь.